相続手続きで地方の役所にある戸籍謄本を郵送で取得する方法は?

こんにちは、財産承継コンサルタント/行政書士の鉾立です。

今回は、相続手続きに関してよくいただく質問に、Q&A形式で回答します。

 


 

Q. 地方の役所にある戸籍謄本はどのように取得すればいいのでしょうか?

父の相続手続きで、父が生まれてから亡くなるまでの一連の戸籍謄本の取得を進めています。

父は地方の出身で、住所が何回か変わっていて、本籍地もその都度変更している可能性があります。

私は日中仕事なので、なかなか時間が取れません。

地方の役所にある戸籍謄本はどのように取得すればいいのでしょうか?

 

A. 地方の役所にある戸籍謄本は、その役所に行かなくても、郵送で取り寄せることができます。

 

相続手続きで地方の役所にある戸籍謄本を郵送で取得する方法

 

1. インターネットで本籍地のある役所を検索する

まず、本籍地のある役所をインターネットで検索します。

検索の際は、「〇〇(市町村) 戸籍 郵送」と検索してください。

するとほとんどの場合、当該役所の「戸籍等の郵送請求」について案内しているWebページが出てきます。

例えば、亡くなった方の本籍地が「千葉県館山市」にあるとします。

その場合、

「館山市 戸籍 郵送」

と検索すると、次のWebページが出てきます。

郵送による各種証明書の交付申請 | 館山市役所

 

2. 役所のホームページで申請書をダウンロードして印刷する

次に、役所の「戸籍等の郵送請求」の案内ページから、申請書をダウンロードして印刷します。
(申請書は、PDFやExcel形式などで用意されています。)

例えば、千葉県館山市の場合、次の申請書をPDF形式でダウンロードすることができます。

郵送による戸籍証明書等の請求書

 

3. 申請書類一式を準備する

印刷した申請書に必要事項を記入します。

記入方法が分からない場合は、当該役所に電話をすれば、担当の係の方が親切に教えてくれます。

なお、戸籍謄本を請求する際の通数についてですが、よく、「足りないといけないから余分に取得した方がいいかな?」と考えがちですが、相続手続きで戸籍を提出する先となる金融機関や法務局(登記所)は戸籍謄本の原本を返してくれるため、基本的には各1通(1組)取得すれば良いでしょう。
(ただし、自筆証書遺言の検認手続きなど、家庭裁判所に戸籍を提出する場合は、原本は返却されません。)

続いて、役所の「戸籍等の郵送請求」の案内ページに記載されているそのほかの必要書類を準備します。

以下は、千葉県館山市役所の「戸籍等の郵送請求」の案内ページに記載されている情報になります。
(ほとんどの役所で同じ書類等が必要となります。)

ア 申請者の氏名と住民登録地が確認できる、本人確認書類の写し
例)運転免許証、マイナンバーカード(顔写真有)、国民健康保険証、在留カード、住民基本台帳カード(顔写真有)、住民票等のうち、いずれかの写し
※マイナンバー通知カードは不可
※社会保険証、学生証、パスポートは、住民票、記載証明、住民票コード通知、「戸籍証明書等」の申請時は不可

イ 手数料分の定額小為替(郵便局でお求めください)
※手数料の合計金額が4,000円を超える場合、現金書留あるいは普通為替でお送りいただくほうがお得になる場合があります。郵便局でご相談ください。

ウ 代理人等による申請の場合は委任状等
※「代理人等による申請」を参照してください。

エ 返信用封筒(住民登録地、氏名を記入し、切手を貼った封筒)
※返送先は原則、申請者の住民登録地に限ります。
※代理人による、住民票コード、マイナンバーの記載された住民票の場合、代理人の住民登録地には返送できません。返信用封筒には本人の住民登録地を記入してください。

また、送付用封筒の宛名には、役所の「戸籍等の郵送請求」の案内ページに記載されている送付先住所を書きます。

 

4. 郵便局で定額小為替を購入し、申請書類を郵送する

郵送する申請書類を持って郵便局に行き、「貯金窓口」で定額小為替を購入します。

相続手続きで集める戸籍謄本の種類・金額は以下の通りです。

・戸籍謄本(全部事項)  1通450円
・除籍謄本(全部事項)  1通750円
・改製原戸籍謄本     1通750円

先ほど、「取得する戸籍謄本の通数は基本的に各1通(1組)でOK」とお伝えしましたが、請求時点では、取得する戸籍謄本が全部で何通になるかは分かりません。

したがって、料金不足にならないように、定額小為替は多めに購入すると良いでしょう。
(例えば、1,000円の定額小為替×3枚=3000円分など)

なお、定額小為替を購入する際は、定額小為替1枚につき100円の手数料がかかります。

続いて、「郵便窓口」で、返信用封筒に貼る切手を購入します。

返信用封筒に貼る切手は、ほとんどの場合、140円切手を購入すれば料金不足とならず安心です。

また、手続きを急ぐ場合は、別途290円切手を購入して、返信用封筒を速達扱いにすると良いでしょう。

最後に、送付用封筒に

・申請書類一式
・定額小為替
・返信用封筒

を入れて、再び「郵便窓口」で、普通郵便または速達での郵送を依頼します。

 

これで、申請書類に不備等がなければ、普通郵便なら1週間前後で、速達なら中2~3日で役所から戸籍謄本とお釣りの定額小為替が届きます。
(もし不備があれば、役所から電話がかかってきます。)

取得した戸籍謄本の見方など分からないことがあれば、当該役所に電話をすれば、担当の係の方が親切に教えてくるでしょう。

 

【参考記事】
相続手続きで亡くなった人の戸籍謄本を取得する方法は?【基本編】

 

※ご参考
当事務所の郵送での戸籍収集代行サービス
<個別業務>相続人の調査(戸籍等の収集)★全国対応サービス

 


 

以上、ご参考になさってみてください。

では、次回の【財産承継ミニセミナー】でまたお会いしましょう。

 

【関連記事】
相続・遺産分割・遺言執行手続きの流れ・ポイント

 

この記事を執筆している専門家
鉾立 栄一朗

財産承継コンサルタント
/行政書士・宅地建物取引士

行政書士 鉾立榮一朗事務所 代表
Change&Revival株式会社 代表取締役 

法律に関わる各種手続きでお困りの方を “専門家の知恵” と “最適な手続き” でバックアップする法律手続アドバイザー。

会社員時代、実家の金銭問題をそばで支えた体験から、事業や財産の問題で困っている人のサポート役になろうと決意。

合同法務事務所で働きながら行政書士の資格を取得するも、流れ作業的な書類作成・申請手続代行といった依頼者の想いや意思決定プロセスに関われないポジションに限界を感じ、相談業務を習得すべく経営(企業再生)コンサルティング会社に入社。

地域金融機関の専属アドバイザーとして年間50件以上の顧客相談に対応し、「身近に相談できる人がいない」、「知り合いに相談してみたが、満足な回答が得られない」と悩む企業や個人の経営問題・財産問題の解決に従事する。

専門は、相続・遺言、贈与・売買、営業許認可申請等の各種法務実務の実践。相談者の悩みを解決する最適な手続き・手法を提案し、必要に応じて適材適所、各分野の専門家をコーディネートする。

家族は、妻と息子と猫(キジトラ雄)。

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